profile-bg

Regulamin

ZGROMADZENIE OGÓLNE ZWIĄZKU MIAST POLSKICH

w Poznaniu, 25 lutego 2021 r.

W OKRESIE OBOWIĄZYWANIA STANU EPIDEMII

REGULAMIN

Na podstawie § 18 pkt 2 Statutu Związku Miast Polskich, w związku z przepisami ust. 1b-1d art. 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, wprowadzonymi art. 17 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. 2020 poz. 695) ustala się niniejszy Regulamin obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku.

Celem określonej w Regulaminie procedury obrad jest umożliwienie Związkowi wypełnienia obowiązków, jakie na nasze stowarzyszenie nakłada prawo, z jednoczesną maksymalną ochroną osób reprezentujących miasta członkowskie w warunkach pandemii.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Zgromadzenie Ogólne Związku, zwołane w okresie obowiązywania stanu epidemii, ma charakter nadzwyczajny, wynikający z wprowadzonych przepisów szczególnych.

§ 2. Zgromadzenie Ogólne, w związku z nałożonymi ograniczeniami stanu epidemii, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z zachowaniem warunków określonych w ust. 1b-1d art. 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Sposób ich zapewnienia określają przepisy niniejszego Regulaminu.

PRZEBIEG ZGROMADZENIA

§ 3. Zgromadzenie Ogólne przebiega za pośrednictwem platformy PPV Stream, w formie transmisji internetowej. Prezydium Zgromadzenia pracuje w studio konferencyjnym MTP w Poznaniu, z zachowaniem obowiązujących wymogów sanitarnych.

§ 4. Udział w Zgromadzeniu Ogólnym odbywa się po uprzednim zarejestrowaniu i zalogowaniu się w dniu wydarzenia na stronie www.ZMPlive.pl. Logowanie jest możliwe na 20 minut przed rozpoczęciem obrad ZO.

§ 5. Uczestnicy Zgromadzenia Ogólnego otrzymują z Biura Związku techniczną instrukcję udziału w ZO.

REJESTRACJA DELEGATÓW I POZOSTAŁYCH UCZESTNIKÓW ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 6. Rejestracja Delegatów miast na Zgromadzenie Ogólne odbywa się za pośrednictwem strony internetowej www.ZMPlive.pl i rozpoczyna się na 14 dni przed ogłoszonym przez Zarząd terminem obrad Zgromadzenia, to znaczy 11 lutego 2021 r. Rejestracja kończy się na 5 dni przed terminem obrad, to znaczy 20 lutego 2021 r. Po upływie tego terminu rejestracja Delegata, który z ważnych przyczyn nie dotrzymał terminu, następuje na indywidualny wniosek delegata skierowany do Biura ZMP, z poinformowaniem Go o utracie możliwości zgłoszenia wystąpienia w trybie (§ 12 Regulaminu).

§ 7. Delegat, dokonując rejestracji na stronie internetowej ZO ZMP (www.ZMPlive.pl)

  1. podaje adres poczty elektronicznej, na który otrzyma materiały na Zgromadzenie, wpisuje indywidualny klucz do rejestracji przesłany wcześniej przez Biuro ZMP na adres e-mail delegata, który umożliwi mu pełny udział w Zgromadzeniu, z prawem zabierania głosu on-line oraz z prawem do udziału
    w głosowaniach, w tym – przy głosowaniu nad przyjęciem budżetu na rok 2021 – w sposób określony
    w § 17 ust.1 Statutu Związku;

  2. może uczestniczyć w oficjalnej próbie technicznej Zgromadzenia, która odbędzie się w dniu 22 lutego br.;

  3. wyraża zgodę na udział w Zgromadzeniu zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.

§ 8. Obserwator z miasta członkowskiego, dokonując rejestracji na stronie internetowej ZO (www.ZMPlive.pl):

  1. podaje adres poczty elektronicznej, na który otrzyma materiały na Zgromadzenie oraz informację o logowaniu się do obrad w sposób, który umożliwi mu bierny udział w Zgromadzeniu, bez prawa zabierania głosu on-line oraz bez prawa do udziału w głosowaniach;

  2. wyraża zgodę na udział w Zgromadzeniu zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.

§ 9. Dziennikarz zainteresowany akredytacją na ZO ZMP, dokonując rejestracji na stronie www.ZMPlive.pl:

  1. podaje adres poczty elektronicznej, na który otrzyma materiały prasowe na Zgromadzenie oraz informację o logowaniu się do obrad w sposób, który umożliwi mu bierny udział w Zgromadzeniu, bez prawa zabierania głosu on-line oraz bez prawa do udziału w głosowaniach;

  2. wyraża zgodę na udział w Zgromadzeniu zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.

§ 10. Gość, który przyjął zaproszenie na Zgromadzenie Ogólne Związku:

  1. podaje adres poczty elektronicznej, na który otrzyma materiały na Zgromadzenie oraz informację o logowaniu się do obrad (na stronie www.ZMPlive.pl), z prawem do zabrania głosu on-line podczas wystąpień Gości;

  2. wyraża zgodę na udział w Zgromadzeniu zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.



REPREZENTOWANIE DELEGATA PRZEZ OSOBĘ UPOWAŻNIONĄ

§ 11. W przypadku przekazania upoważnienia do udziału w Zgromadzeniu Ogólnym przez delegata innej osobie (zgodnie z § 17 ust. 4 Statutu Związku), delegat jest zobowiązany do przekazania adresu e-mail i hasła użytego do rejestracji osobie upoważnionej. Osoba upoważniona loguje się z adresu e-mail delegata, wpisując hasło wygenerowane podczas rejestracji. Skan upoważnienia należy przesłać do Biura Związku.

ZABIERANIE GŁOSU PODCZAS OBRAD ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 12. Chęć zabrania głosu on-line podczas obrad Zgromadzenia Delegat zgłasza wypełniając zgłoszenie zamieszczone na stronie internetowej ZO (www.ZMPlive.pl), najpóźniej na 5 dni przed terminem obrad. Delegat wskazuje punkt porządku obrad, w którym zamierza zabrać głos (dotyczy punktów 2, 7, 9, 10, 11, 12 i 13 projektu porządku obrad).

§ 13. Przewodniczący obrad udziela głosu Delegatowi, który zgłosił chęć zabrania głosu w sposób określony w § 12. Zabranie głosu on-line odbywa się przez program Zoom, według otrzymanej z Biura Związku instrukcji.

§ 14. Długość wystąpienia nie może przekroczyć 3 minut. Przewodniczący obrad może skrócić maksymalny czas wypowiedzi w przypadku dużej liczby zgłoszeń w danym punkcie porządku obrad.

§ 15. Każdy Delegat, który nie zgłosił chęci zabrania głosu w sposób określony w § 12 Regulaminu, może w każdym czasie podczas obrad zabrać głos na czacie. Z dyskusji na czacie Prezydium ZO sporządza protokół (wyciąg), który zawiera wnioski i propozycje. Zarząd Związku rozpatruje te wnioski na pierwszym posiedzeniu po obradach ZO ZMP, informując Delegata o sposobie rozpatrzenia.

GŁOSOWANIA PODCZAS OBRAD ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 16. Głosowania przeprowadza i wyniki każdego z nich ogłasza przewodniczący obrad.

§ 17. W sprawach proceduralnych i formalnych każdemu Delegatowi przysługuje jeden głos.

§ 18. We wszystkich sprawach merytorycznych poza uchwaleniem budżetu, zgodnie z § 17 pkt 1 i 2 Statutu, każdemu Delegatowi przysługuje jeden głos.

§ 19. W sprawie uchwalenia budżetu, zgodnie z § 17 Statutu, każdemu Delegatowi przysługuje liczba głosów zależna od liczby mieszkańców reprezentowanego miasta, według następującej zasady:

- delegatowi miasta o liczbie mieszkańców powyżej 1.000.000 - 4 głosy,

- delegatowi miasta o liczbie mieszkańców od 500.000 do 1.000.000 - 3 głosy,

- delegatowi miasta o liczbie mieszkańców od 100.000 do 500.000 - 2 głosy,

- delegatowi miasta o liczbie mieszkańców poniżej 100.000 - 1 głos.

System informatyczny automatycznie przydziela każdemu Delegatowi przysługującą mu liczbę głosów.

§ 20. Głosowanie trwa do 5 minut od jego ogłoszenia przez przewodniczącego obrad, według instrukcji, o której mowa w § 5.

§ 21. System informatyczny podaje wyniki głosowania podczas transmisji i generuje automatycznie wydruki wyników głosowania, które są załączane do protokołu z obrad Zgromadzenia Ogólnego.

PREZYDIUM I KOMISJE ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 22. Prezydium Zgromadzenia Ogólnego liczy maksymalnie 5 osób1. Przewodniczącym Prezydium jest Prezes Związku, a jednym z zastępców – Grzegorz Ganowicz, delegat miasta Poznania (przewodniczący RM Poznania), chyba że Zgromadzenie Ogólne postanowi inaczej.

§ 23. Przewodniczący obrad prowadzi zebranie zgodnie z porządkiem obrad i czuwa nad jego zgodnością ze Statutem oraz niniejszym regulaminem, w szczególności:

    1. przedstawia zebranym do zatwierdzenia ustalony porządek obrad Zgromadzenia,

    2. udziela głosu Delegatom według kolejności zgłoszeń,

    3. sprawuje pieczę nad porządkiem obrad oraz wydaje stosowne zarządzenia porządkowe,

    4. przeprowadza głosowania i podaje do wiadomości ich wyniki,

    5. podejmuje inne czynności wynikające z Regulaminu obrad,

    6. po wyczerpaniu spraw zawartych w porządku obrad ogłasza zakończenie obrad Zgromadzenia.

§ 24. Do obowiązków Prezydium należy:

  1. sporządzanie protokołu Zgromadzenia Ogólnego,

  2. opracowanie tekstów uchwał Zgromadzenia Ogólnego zgodnie z wynikami głosowań,

  3. przekazanie zarejestrowanych wniosków Delegatów Zarządowi Związku do rozpatrzenia i realizacji.

§ 25. Komisja Mandatowa Zgromadzenia Ogólnego liczy maksymalnie 5 osób2. Komisja otrzymuje wygenerowaną przez system informatyczny listę obecności Delegatów (listę osób zalogowanych w sposób określony w § 7 Regulaminu. Na tej podstawie Komisja stwierdza ważność obrad, zgodnie z § 22 Statutu Związku.

PROTOKÓŁ Z OBRAD ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 26. Z obrad Zgromadzenia Ogólnego sporządza się protokół, który podpisują członkowie prezydium oraz protokolant. Protokół zawiera: datę, porządek obrad, nazwiska członków prezydium Zgromadzenia, krótki opis przebiegu dyskusji, wyniki głosowań, numery i treść podjętych uchwał, listę obecności wygenerowaną automatycznie przez system i podpisaną przez przewodniczącego obrad oraz wydruki wyników głosowań.

PRZEPIS KOŃCOWY

§ 27. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego przyjęcia przez Zgromadzenie Ogólne.

1 Zwyczajowo Prezydium ZO stanowili członkowie Prezydium Zarządu Związku oraz Delegat z miasta – gospodarza obrad.

 

2 Zwyczajowo Komisję Mandatową ZO stanowi Komisja Rewizyjna Związku.